15 نصيحة حول آداب مؤتمرات الفيديو الذكية يجب اتباعها

ولكن كما هو الحال مع الاجتماعات الشخصية ، يمكن أن يتضاءل الاهتمام ويتضاءل. يقول البعض أننا لسنا معتادين على التحديق في أنفسنا كثيرًا على الشاشة. بدلاً من التركيز على ذلك ، حاول استخدام آداب عقد مؤتمرات الفيديو الذكية ، أو قد تخاطر بحماقة ستعلمك على أنك متهرب.

1. كتم صوت هاتفك المحمول والأجهزة الأخرى

أول آداب مؤتمرات الفيديو التي تحتاج إلى معرفتها هي كتم صوت أجهزتك الأخرى. كما هو الحال في أيام ما قبل COVID ، فإن نغمة الرنين البغيضة لشخص ما تصدر أحدث أغنية لتايلور سويفت في منتصف الاجتماع هي أيضًا مصدر إزعاج إذا حدث ذلك أثناء اجتماع Zoom وكذلك التحسس الحتمي لإيقاف الصوت. حتى الاعتذارات للمجموعة تتعب.

أيضًا ، عند تنشيط الإشعارات على الكمبيوتر الذي تستخدمه للاجتماع ، تستحوذ الرسالة الواردة على الصوت وستفقد أجزاء من المحادثة. تأكد من التخلص من هذا الخطأ المحتمل.

2. الملابس الجيدة

أثناء العمل من المنزل ، ربما تكون قد اعتدت ارتداء قميصك الأكثر راحة كل يوم. مهلا ، لا توجد أحكام! ولكن قبل تسجيل الدخول إلى مؤتمر الفيديو ، حاول بذل جهد لمظهرك.

اعتمادًا على ثقافة شركتك وأهمية اجتماعك ، ضع في اعتبارك ارتداء جزء المحترف الذي ترغب في عرضه. سيساعدك ذلك على الشعور بمزيد من الثقة بالنفس ، ومن المرجح أن يأخذك الآخرون بجدية أكبر.

بالنسبة للنساء ، ارتدي مكياج خفيف ، وارتدي الأقراط ، وتأكدي من الضغط على بلوزتك بشدة. بالنسبة للرجال ، تظهر حليقة الشعر حديثًا. عادةً ما يكفي ارتداء قميص بياقة ناعمة بلون خالص.

نصيحة للمحترفين: ابتعد عن ارتداء الأبيض أو الأسود ، إلا إذا كانت تلك الألوان تبدو رائعة عليك. ضع في اعتبارك ارتداء اللون الأزرق الفاتح أو البني بدلاً من ذلك.

3. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك

هل لاحظت خلفيات الخبراء الذين تمت مقابلتهم في البرامج الإخبارية؟ الكتب والصور مرتبة بعناية ، ولا يوجد أثاث أو أعمال فنية مزدحمة في الأفق.

قم بتدوين ما يظهر خلفك عندما تختار موقع مؤتمرات الفيديو الخاصة بك. أكوام البريد غير المرغوب فيه على المنضدة أو أكوام الغسيل المطوية على الأريكة ستنقل الكثير عن حياتك الشخصية أكثر مما تهتم بمشاركته. تأكد من إزالة الفوضى من عين الكاميرا ، وتقديم مساحة عمل مرتبة ومنظمة إلى زملائك في العمل وزملائك في العمل ورؤسائك.

4. ضع بعض الأفكار في الإضاءة والمنظور

اعلم أنه في مؤتمر الفيديو ، يمكن أن تجعلك كاميرا الكمبيوتر تبدو أثقل بما يصل إلى عشرة أرطال اعتمادًا على المكان الذي تجلس فيه. ولكن يمكنك بسهولة إسقاط تلك الجنيهات المضافة عن طريق الرجوع من الشاشة لتقليل تشويه الزاوية العريضة.

ضع رأسك على الشاشة بإمالة الشاشة لأعلى أو لأسفل. كما أنه من الأفضل ألا تضع نفسك أمام نافذة أو ضوء ساطع ، مما يجعلك تظهر في الظل. بدلاً من ذلك ، واجه مصدر الضوء ، وحركه (أو حرّكه بنفسك) حتى تحصل على قدر كبير من الإضاءة. يمكنك أيضًا شراء بعض الأضواء الكاشفة الصغيرة التي تسمح لك بإضافة الضوء حسب الحاجة.

نصيحة احترافية: إذا كانت الأضواء تضيف الكثير من الاحمرار على بشرتك ، ففكر في الموازنة مع مرشح أخضر.

5. الوصول في الوقت المحدد

في الأيام الخوالي للاجتماعات الشخصية ، كان من المستحيل تقريبًا الانزلاق في وقت متأخر إلى اجتماع دون أن يلاحظه أحد. في مؤتمرات الفيديو اليوم ، لا يزال تسجيل الدخول متأخرًا يظهر بشكل سيئ. بدلًا من ذلك ، حاول أن تصل مبكرًا بخمس دقائق وتهدأ.

بمجرد بدء الاجتماع ، قد يكون المضيف أقل انتباهاً بشأن الوصول المتأخر في انتظار السماح له بالدخول. تحويل انتباه المضيف بعيدًا عن الاجتماع بطلب دخول متأخر هو الهبة النهائية التي لم تحترم الجدول الزمني. إذا كنت لا تريد علامة سوداء ضدك ، فقم بتسجيل الدخول في الوقت المحدد.

6. قم بتشغيل الفيديو الخاص بك

قلة من الناس يحبون رؤية وجوههم على الشاشة ، لكن استعدوا وشغلوا الكاميرا في مؤتمرات الفيديو. في معظم الحالات ، من الأفضل أن تكون وجهًا على الشاشة بدلاً من وضع اسم في مربع فارغ. ستكون بياناتك أكثر قابلية للتذكر عندما يراك الحاضرون في الاجتماع.

إذا كنت بحاجة إلى إيقاف تشغيل الفيديو ، إما بسبب ضعف الاتصال ، أو بسبب بعض الضجة في الغرفة ، أو الحاجة إلى استراحة سريعة ، فقدم شرحًا موجزًا ​​عبر ميزة الدردشة. بعد ذلك ، ارجع إلى الفيديو بأسرع ما يمكن.

نصيحة للمحترفين: حافظ على شرحك لرحيلك بليغًا. “آسف! رن جرس الباب. مرة أخرى في خمسة “يقول كل شيء. تأكد من احترام ما تقوله في الدردشة وقم بالعودة في غضون خمس دقائق.

7. خطط مسبقًا قبل مشاركة شاشتك

لا تكن أحد هؤلاء الأشخاص الذين يجعلون الجميع ينتظرون أثناء النقر فوق المجلدات بحثًا عن مستند. هذا مجرد آداب عقد مؤتمرات الفيديو السيئة. إذا كنت تعلم أنك ستحتاج إلى مشاركة مستند أو مقطع فيديو على شاشتك ، فاستعد من خلال سحبه من المجلد إلى سطح المكتب. أيضًا ، قم بتنظيف الملفات والمجلدات الموجودة على سطح المكتب لتقليل الفوضى وتسهيل الوصول إليها بسهولة. أغلق البرامج الأخرى مثل الدردشة وإشعارات التقويم والبريد الإلكتروني. تعطيل الإشعارات المنبثقة لضمان عدم وجود مصادر إلهاء غير متوقعة.

تأكد من تذكير المضيف قبل الاجتماع أنك ستحتاج إليه لتفعيل وظيفة مشاركة الشاشة. أظهر المجاملة بمجرد الانتهاء من خلال الضغط على “إيقاف المشاركة” للعودة إلى الشاشة مع المشاركين.

8. تأكد من أن الاجتماعات تبقى في الحجم الصحيح

مع سهولة الوصول إلى مؤتمرات الفيديو ، قد يكون من المغري تمديد دعوة الاجتماع إلى ما بعد المجموعة الأساسية وتضمين جميع المشاركين المحيطيين في المشروع. ولكن كما هو الحال مع الاجتماعات الشخصية ، كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين ، أصبح الاجتماع أكثر صعوبة.

استخدم الحكم الجيد عندما تطلب من الآخرين الجلوس من خلال مؤتمر فيديو حتى لا تستهلك وقت الآخرين دون داع وحتى يمكن للمشاركين المشاركة بشكل كامل.

9. تذكر “إلغاء كتم الصوت” قبل أن تتحدث

من المحتمل أن يكون معظمنا قادرًا على الاعتماد من ناحية على عدد مؤتمرات الفيديو عندما لا يتعين تذكير شخص ما ، “أنت في حالة كتم الصوت!” أصبح نسيان إعادة الصوت قبل التحدث أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا في مؤتمرات الفيديو.

أظهر للجميع اتزان مؤتمرات الفيديو الذي لا تشوبه شائبة من خلال إدارة ميزة كتم الصوت لديك مع تحكم لا تشوبه شائبة.

10. ابق على النقطة لتحافظ على مدة الاجتماع قيد الفحص

كما هو الحال مع الاجتماعات الشخصية ، يظل جدول الأعمال مع حدود زمنية محددة للمناقشات ضروريًا للحفاظ على تركيز الاجتماع. ومع ذلك ، تُظهر البيانات أن مؤتمرات الفيديو يمكن أن تقلل من وقت الاجتماع. تشمل الأسباب القضاء على وقت التنقل والقدرة على مشاركة الشاشة والتعليق التوضيحي لإبقاء الجميع في مهمة.

بالإضافة إلى ذلك ، المحادثات الجانبية تكاد تكون مستحيلة مع مؤتمرات الفيديو الآن حيث لم يعد بإمكانك التبادل ذهابًا وإيابًا مع الشخص بجوارك.

نصيحة للمحترفين: إذا كنت تدير الاجتماع ، فأخبر الحضور مسبقًا ببروتوكول ميزة الدردشة. هل يجوز لهم “الدردشة فيما بينهم” أم لا؟ (انظر النقطة 11 أيضًا).

11. الدردشة بشكل مناسب

تمامًا مثل المحادثات الجانبية أو الرسائل النصية في اجتماع شخصي ، يمكن أن يكون استخدام ميزة الدردشة أثناء مؤتمر الفيديو غير محترم ما لم يتم توجيهها إلى جميع المشاركين. ومن ثم ، من الجيد مراعاة استخدامك للدردشة من آداب عقد المؤتمرات عبر الفيديو.

في بداية الاجتماع ، قد ترغب في سؤال المضيف عما إذا كان من المناسب للمشاركين استخدام ميزة الدردشة. هذا يسمح لهم بتعطيله إذا اختاروا ذلك. إذا تم استخدامها بشكل مناسب ، يمكن أن تكون أداة مفيدة لتوضيح أو تضخيم نقطة سابقة بمجرد انتقال المحادثة أو السماح للمجموعة بمعرفة أنك بحاجة إلى تسجيل الخروج مبكرًا (ولماذا).

12. استخدم ميزة “رفع اليد” لتجنب الانقطاعات

يمكن أن يؤدي التأخير الطفيف في العديد من مؤتمرات الفيديو إلى التحدث مع شخص آخر إذا حاولت القفز إلى محادثة. لتجنب هذا الانقطاع المحرج ، حدد ما إذا كان لديك شيء تضيفه إلى المناقشة باستخدام ميزة رفع يدك التي تشير إلى المضيف الذي ترغب في التحدث إليه. يعمل جهاز إدارة الاجتماعات الفعال هذا على تشغيل مؤتمرات الفيديو بسلاسة أكبر ، خاصة مع مجموعة كبيرة ، ولكن يجب تنشيطها ومراقبتها من قبل المضيف.

نصيحة احترافية: بالنسبة للاجتماعات التي تضم ستة إلى عشرة أشخاص ، قد يكون رفع يدك على الطراز القديم هو الخيار الأفضل في بعض الأحيان. لكن الأمر متروك لمضيف الاجتماع. اسألهم عما يفضلونه ، واتبع ذلك.

13. لا تسجل الجلسة أو تلتقط صورًا بدون إذن مسبق

في هذه الحالة ، عدم المشاركة هو الاهتمام. أصبحت “ثقافة المشاركة” التي أصبحت شائعة من خلال وسائل التواصل الاجتماعي مكانًا ضئيلًا في مؤتمرات الفيديو. قبل تسجيل اجتماع أو التقاط لقطة شاشة للمشاركين ، اطلب دائمًا الموافقة مسبقًا من القائمة الكاملة للحاضرين. إن معرفة أنه سيتم تصوير مؤتمر الفيديو أو تسجيله يمكن أن يكون له تأثير على الآخرين على استعداد للمناقشة.

14. التقليل من الانحرافات

بينما يمكن أن يؤدي إلغاء تنشيط ميزات الصوت والفيديو إلى منع عوامل التشتيت من التأثير على المشاركين الآخرين ، فستحتاج إلى إدارة الضوضاء والمقاطعات من جانبك لإعطاء انتباهك الكامل إلى الاجتماع.

ابتعد عن مناطق الازدحام الشديد في منزلك ، وأبق بابك مغلقًا ، واطلب من أفراد الأسرة مراعاة ذلك.

15. حفظ الوجبات الخفيفة لوقت لاحق

احفظ الوجبات الخفيفة لوقت لاحق أو قبل ذلك. الأكل أثناء مؤتمر الفيديو أمر محظور. إن المضغ أمام المجموعة أثناء الاقتراب من الكاميرا – كما هو الحال عند مؤتمرات الفيديو – يُخضع المشاركين إلى رؤية مقربة وشخصية (أيضًا) لعملية استهلاكك للطعام.

ومع ذلك ، فمن الجيد تمامًا أن تشرب بهدوء من كوب من الماء أو فنجان من القهوة أو الشاي. إذا كان الاجتماع مهددًا بالاستمرار لأكثر من ساعتين ، فقد ترغب في أن تطلب من المضيف مسبقًا تحديد موعد استراحة لمدة خمس دقائق في منتصف الطريق.

أفكار أخيرة

على الرغم من أن الرؤساء بدأوا الآن في مطالبة العمال بقضاء بعض أيام عملهم في الموقع ، فإن ما يصل إلى 80 بالمائة سيسمح للموظفين بالعمل عن بُعد لجزء من الوقت على الأقل ، مما يعني المزيد من مؤتمرات الفيديو في مستقبلك.  سيساعدك إتقان نصائح آداب مؤتمرات الفيديو هذه على الاتصال – وكذلك إعادة الاتصال – بمشاركتك وإظهار مستوى مشاركتك الثابت مع الفريق.